A jelölteknek az adatkezelésről bejelentést kell tenniük

A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.) 28. §-a rendelkezik az adatvédelmi nyilvántartásról.

Mit kell bejelenteni?

Az adatvédelmi nyilvántartásba az adatkezeléseket kell bejelenteni. A kötelezettségnek az Avtv. 28. § -ában meghatározott adatoknak a bejelentésével lehet eleget tenni. A nyilvántartásba történő bejelentést segítí az adatlap.

[Az Avtv.28. §.-ának 1. bekezdése szerint „A személyes adatokat kezelő adatkezelő köteles e tevékenysége megkezdése előtt az adatvédelmi biztosnak nyilvántartásba vétel végett bejelenteni

a) az adatkezelés célját;
b) az adatok fajtáját és kezelésük jogalapját;
c) az érintettek körét;
d) az adatok forrását;
e) a továbbított adatok fajtáját, címzettjét és a továbbítás jogalapját;
f) az egyes adatfajták törlési határidejét;
g) az adatkezelő, valamint az adatfeldolgozó nevét és címét (székhelyét), a tényleges adatkezelés, illetve az adatfeldolgozás helyét és az adatfeldolgozónak az adatkezeléssel összefüggő tevékenységét;
h) a belső adatvédelmi felelős nevét és elérhetőségi adatait....

(3) A nemzetbiztonsági szervek az adatkezelésük célját és jogalapját jelentik be.]

Ki jelenti be?

Általában az adatkezelést az adatkezelő jelenti be.

[Az Avtv. 28. §-ának (1) bekezdése szerint „...[Az] adatkezelő köteles e tevékenysége megkezdése előtt az adatvédelmi biztosnak nyilvántartásba vétel végett bejelenteni...”]

[Az Avtv. 28. §-ának (2) bekezdése szerint „A jogszabályban elrendelt adatkezelést a szabályozás tárgya szerint feladatkörrel rendelkező miniszter, hatáskörrel rendelkező központi államigazgatási szerv vezetője, illetőleg a polgármester, főpolgármester, a megyei közgyűlés elnöke köteles bejelenteni a jogszabály hatálybalépését követő 15 napon belül.”]

Adatlap letölthető: http://abiweb.obh.hu/abi/aventa/ADATLAP.htm

Kitöltési útmutató

az adatvédelmi nyilvántartásba bejelentő adatlaphoz

Az adatlap kitöltése

1. Adatkezelő

1.1. Adatkezelő megnevezése:
A rovatba az adatkezelő szerv vagy személy hivatalos nevét kell beírni. (pl. cég elnevezése, egyesület bejegyzett elnevezése, természetes személy család- és utóneve)

[Az Avtv. 2. §.-ának 8. pontja szerint „adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely a személyes adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja.]

1.2. Adatkezelő címe:
Az adatkezelő szerv székhelye, a természetes személy lakóhelye.

1.3.Telefonszáma:

1.4. Kapcsolattartó:
A rovat kitöltése nem kötelező. Ha van belső adatvédelmi felelős, akkor annak neve, elérhetőségi adatai.

Adatkezelés

[Az Avtv. 2. §.-ának 9. pontja szerint „adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül a személyes adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így például gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása. Adatkezelésnek számít a fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése is.]

1.5. Előző adatkezelés
Csak abban az esetben kell kitölteni, ha az adatkezelő, vagy jogelődje korábban már bejelentette adatkezelést az adatvédelmi nyilvántartásba.

1.5.1. Az adatkezelő megváltozásának jogcíme:
Csak abban az esetben kell kitölteni, ha a konkrét adatkezelést előzőleg más adatkezelő végezte, vagy adatkezelő személyében változás történt.
(pl. jogutódlás, átalakulás, névváltozás, jogszabály-változás)

1.5.2. előző nyilvántartási azonosító:
Csak abban az esetben kell kitölteni, ha az adatkezelő korábban már bejelentette az adatkezelést az adatvédelmi nyilvántartásba.

1.6. Az adatkezelés megnevezése:
Kérjük, hogy a bejelenteni kívánt adatkezelést – a nyilvántartásban történő keresés lehetővé tétele céljából – röviden nevezze meg.

1.7. Az adatkezelés célja:
Az adatkezelés céljának – figyelemmel az Avtv. 5. §-ra – rövid megfogalmazás.

[Az Avtv. 5. §.-ának (1) bekezdése szerint  „Személyes adatot kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie e célnak.

1.8. Az adatkezelés jogalapja:
Az adatkezelés jogalapja vagy az érintett hozzájárulása, vagy törvényi rendelkezés lehet.

[Az Avtv. 3. §. szerint
(1) „Személyes adat akkor kezelhető, ha
a) ahhoz az érintett hozzájárul, vagy
b) azt törvény vagy - törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben - helyi önkormányzat rendelete elrendeli”.

(2) „Különleges adat akkor kezelhető, ha
a) az adatkezeléshez az érintett írásban hozzájárul, vagy
b) a 2. § 2. a) pontjában foglalt adatok esetében, az nemzetközi egyezményen alapul, vagy Alkotmányban biztosított alapvető jog érvényesítése, továbbá a nemzetbiztonság, a bűnmegelőzés vagy a bűnüldözés érdekében törvény elrendeli;
c) egyéb esetekben azt törvény elrendeli”.]

1.8.1. Jogszabályhely vagy más jogalap:
Az érintett hozzájárulása, vagy a konkrét jogszabályhely megjelölése.

1.8.2. Jogszabály címe.
Az adatkezelés jogalapját meghatározó jogszabály megnevezése.

1.9. A tényleges adatkezelés helye:
Nem szükségképpen azonos az adatkezelő címével, csak akkor kell kitölteni, ha nem azonos az adatkezelő címével.

1.10. Az adatkezelés automatizáltsága:
kézi, gépi, részben gépesített, párhuzamos (nem kötelezően kitöltendő elem)

2. Adatfeldolgozás:

Csak akkor kell kitölteni, ha van adatfeldolgozó.

[Az Avtv. 2. §.-ának 15. pontja szerint „adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől”.]

2.1. Adatfeldolgozó megnevezése:
A rovatba az adatfeldolgozó szerv vagy személy hivatalos nevét kell beírni.

[Az Avtv. 2. §-ának 16.pontja szerint „adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelő megbízásából - beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő megbízást is - személyes adatok feldolgozását végzi”.]

2.2. Az adatfeldolgozó címe:
Az adatkezelő szerv székhelye, a természetes személy lakóhelye.

2.3. Telefonszáma:

2.4. Kapcsolattartó:
A rovat kitöltése nem kötelező. Ha van belső adatvédelmi felelős, akkor annak neve, elérhetőségi adatai.

3. Az adatok forrása:

3.1. Adatfajta megnevezése:
Az egyes adatfajtákat külön-külön pontosan meg kell jelölni. (pl. név, cím, telefonszám) Nem elég annyit megadni, hogy „azonosító adatok”.

[Az Avtv. 5. §.-ának (1) bekezdése szerint  „Személyes adatot kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie e célnak”.]

[Az Avtv. 5. §.-ának (2) bekezdése szerint „Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas, csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig”.]

3.2.Adatforrás megnevezése:
A kezelt adatok forrásának megjelölése. (pl. érintett, BM KANYVH, más adatkezelőtől adatátvétellel)
Más adatkezelőtől történő adatátvétel esetén kérjük az adatokat továbbító adatkezelő adatvédelmi nyilvántartási számát is megjelölni.

3.3. Adatfelvétel (átvétel) jogalapja:

3.3.1. Jogszabályhely vagy más jogalap:
Az érintett hozzájárulása, vagy a konkrét jogszabályhely megjelölése.

3.3.2. Jogszabály címe.
Az adatkezelés jogalapját meghatározó jogszabály megnevezése.

3.4. Adatfelvétel (átvétel) módja:
Kérjük, jelölje meg az adatok gyűjtésének, felvételének, átvételének konkrét módját. (pl. kérdőív, címlista átvétele)

3.5. Az adat törlési határideje:
Ha jogszabály másképp nem rendelkezik, az adatokat az adatkezelés céljának elérésével, illetve az érintett kérésére törölni kell.

[Az Avtv. 5. §.-ának (2) bekezdése szerint „Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas, csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig”.]

4. Adattovábbítások:

[Az Avtv. 2. §-ának 10. pontja szerint „adattovábbítás: ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik”.]

4.1. Adatfajta megnevezése:
Az egyes adatfajtákat külön-külön pontosan meg kell jelölni. (pl. név, cím, telefonszám) Nem elég annyit megadni, hogy „azonosító adatok”.

4.2. Címzett neve:
A rovatba az adattovábbítás címzettjének hivatalos nevét kell beírni.
Ebben a rovatban kell megjelölni azt is, ha az adatkezelő az adatokat nyilvánosságra hozza.

[Az Avtv. 2. §-ának 11. pontja szerint „nyilvánosságra hozatal: ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik”.]

4.3. Az adattovábbítás jogalapja:

[Az Avtv. 8. §-ának (1) bekezdése szerint „az adatok akkor továbbíthatók, valamint a különböző adatkezelések akkor kapcsolhatók össze, ha az érintett ahhoz hozzájárult, vagy törvény azt megengedi, és ha az adatkezelés feltételei minden egyes személyes adatra nézve teljesülnek”.]

Ezt a szakaszt kell alkalmazni az ugyanazon adatkezelő, valamint az állami és az önkormányzati szervek által kezelt adatok összekapcsolására is.

4.3.1. Jogszabályhely vagy más jogalap:
Az érintett hozzájárulása, vagy a konkrét jogszabályhely megjelölése.

4.3.2. Jogszabály címe.
Az adatkezelés jogalapját meghatározó jogszabály megnevezése.

4.4. Az adattovábbítás módja:
Kérjük, jelölje meg az adatok továbbításának módját. (pl. online kapcsolat)

4.5. Időpontja:
Kérjük jelölje meg az adattovábbítás határnapját, határidejét, valamint az adattovábbítás gyakoriságát is.

5. Az érintettek csoportja(i):

5.1. A csoport leírása:
Azoknak a csoportoknak a meghatározása, amelyek tagjainak személyes adataival az adatkezelő adatkezelést végez.

5.2. Érintettek száma:
A rovat kitöltése nem kötelező.

6. Egyéb közlendők:
(pl. hiánypótlás, korábbi bejelentés)

Az adatlapot cégszerűen aláírva, az adatvédelmi biztosnak címezve postai úton (1051. Budapest, Nádor utca 22., vagy 1387. Budapest, Pf.: 40.) kell megküldeni.